立項申請報告

無論你身處什么樣的項目運作模式，項目流程是輕是重，總歸先要通過立項，項目才能進(jìn)入到正式實施階段。

今天我們就來跟大家嘮嘮“立項申請”應(yīng)該如何寫才能更快的被通過。

“立項申請”到底在申請什么？

我們用“白話”的形式給項目重新下了一個定義：項目就是運用有限資源（錢，時間，人力等）達(dá)成一個有獨特性目標(biāo)的過程。

那么總本質(zhì)上說，“立項申請”就是項目組與組織就項目本身達(dá)成共識的過程：做與不做，如何去做。

立（wang）項(e)評(de)審(lao)組(ban)代表組織，根據(jù)項目組提供的信息和方案，對申報項目在“重要性”以及“緊迫性”這兩個維度做出判斷。無外乎以下四個結(jié)果：

重要緊急四象限

結(jié)果1：重要且緊急，砸人砸錢，干就完了；

結(jié)果2：重要但不緊急，可以平衡調(diào)整項目時間周期、資源投入，悠著點干；

結(jié)果3：不重要但緊急，走什么立項流程，團隊這么僵化么？！

結(jié)果4：不重要不緊急，“下一位，請9527號顧客到3號窗口”！

所以，筆者認(rèn)為，立項的過程就是要能夠快速有效地：

排除結(jié)果4的項目：不予以立項；

授權(quán)結(jié)果3的項目：無需過多關(guān)注過程，關(guān)注結(jié)果即可；

甄別結(jié)果2的項目：平衡未來與現(xiàn)在，如何處理與結(jié)果1的項目的資源分配；

重點關(guān)注結(jié)果1的項目：專注于項目目標(biāo)及實施路徑；

那么究竟立項報告應(yīng)該如何寫才能相對更容易通過呢？

其實也沒有什么“靈丹妙藥”，就是基于上面對于“立項過程”的理解，提升報告的信息傳遞效率。

具體如何做呢?

筆者的建議，把項目的立項報告當(dāng)做對投資人的一次“路演”（Roadshow）。

RoadShow

路演應(yīng)該是最為困難的“演講”（presentation）了：要在非常有限的時間內(nèi)，讓對方被一個之前完全不了解的概念或者Idea打動，讓對方“埋單”。

其實“立項評審組”在這個場景下跟“投資人”非常類似：要看的項目非常多，時間有限；同時，手里的資源有限，投了這個就不能投那個，不能滿足所有的項目。

所以，更需要項目組更加清晰有效的傳遞信息，完成決策。

筆者在實操中會要求立項申請報告盡量精簡，控制在7~8頁PPT之內(nèi)。如何做到？

整體原則是：以結(jié)果為導(dǎo)向，讓閱讀者獲取到“足夠”的信息就“離開”。

既然是以結(jié)果為導(dǎo)向，那么我們先來看看，立項申請報告這個動作之后，需要有哪些輸出。

立項報告的輸出審批結(jié)果

同意/不同意 立項 -- 篩選出結(jié)果4的項目，不予執(zhí)行

項目定級

是否符合當(dāng)前評審小組所對應(yīng)審批的項目級別 -- 篩選出結(jié)果3的項目，以事項跟進(jìn)或者下調(diào)項目級別，授權(quán)相應(yīng)組織執(zhí)行

開個副本，簡單聊聊項目定級。

項目級別本質(zhì)上說一種節(jié)約時間，提升效率的做法。因為項目級別就是優(yōu)先級的標(biāo)簽，在資源有限或者有沖突的情況下，高級別的優(yōu)先于低級別的，方便迅速決策和實施。

所以并沒有一個放之四海而皆準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，通?？梢詤⒖嫉木S度有：項目價值、項目資源投入、項目復(fù)雜度等。

另外一個非常必要的設(shè)置是，不同級別的項目 立項/結(jié)項 由不同的評審小組來負(fù)責(zé)。

在實操作中，我們的做法是將項目分為四級。

S級：

公司級別的項目。通常是涉及到公司的重大戰(zhàn)略落地、重大資源投入、執(zhí)行鏈路長涉及大多數(shù)一級部門的項目。

審批小組為公司最高決策機構(gòu)，項目Owner通常由高管擔(dān)任。

A級：

一級部門級項目。通常是影響公司重點目標(biāo)落地（可以為S級項目的子項目）、需要與其他少數(shù)一級部門協(xié)作的項目。

審批小組由一級部門負(fù)責(zé)人組建，項目Owner通常為一級部門核心管理者。

B級：

二級部門項目。通常是影響一級部門重點目標(biāo)落地、一級部門內(nèi)協(xié)作即可完成的項目。

審批小組由一級部門負(fù)責(zé)人組建，項目Owner通常為二級部門負(fù)責(zé)人。

C級：

其他項目

舉個例子說明一下，比如我們在S級項目的立項評審會上，發(fā)現(xiàn)一個項目是有價值的，但并不符合S級的要求，那么會將該項目定為A級，由相關(guān)一級部門自己負(fù)責(zé)項目實施跟進(jìn)和結(jié)項流程；

再比如，在A級項目的立項評審會議上，發(fā)現(xiàn)需要更高層級的資源調(diào)動和協(xié)同，則可升級至S級項目評審。

審批意見

就項目組提出的項目目標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)、實施路徑、項目負(fù)責(zé)人等信息給予審批意見和調(diào)整建議，作為項目規(guī)劃的輸入。

通常為結(jié)果1和結(jié)果2的項目，通過項目目標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)、投入資源等的調(diào)整和確認(rèn)進(jìn)行資源平衡。

前面我們明確了立項報告完需要達(dá)到的目的，那么報告主體需要緊密圍繞著這個目的來設(shè)計，2頁即可。

第一頁希望能夠提供足夠的信息，從而篩選出結(jié)果3和結(jié)果4的項目。

主體部分 Page 1

稍微解讀一下。

項目名稱：不解釋。

項目負(fù)責(zé)人 & 項目經(jīng)理：前文解釋過了。

起始日期，結(jié)束日期，項目工期，貢獻(xiàn)部門：從時間和項目協(xié)作的角度大致判斷一下項目規(guī)模和復(fù)雜度。

項目背景：用簡短的幾句話描述項目想解決什么問題。借鑒敏捷對于用戶故事的要求，盡量對應(yīng)到某個業(yè)務(wù)問題：即便是技術(shù)改造類的項目，也需要關(guān)聯(lián)具體的業(yè)務(wù)目標(biāo)，比如為了支持后續(xù)的業(yè)務(wù)目標(biāo)等。

如果已經(jīng)引入了“OKR”，可以對應(yīng)的引述一下對應(yīng)的“O”。

ROI：評估項目的投入和收益。希望能夠盡量具體和量化。

項目目標(biāo)：這里推薦大家使用一下“電梯演講”。據(jù)說是來自麥肯錫公司。

當(dāng)時事情的經(jīng)過是這樣的，這樣的，這樣的......

麥肯錫公司曾經(jīng)給一家極其重要的大客戶做咨詢服務(wù)。過程中某一次，麥肯錫的項目負(fù)責(zé)人在電梯間里，偶遇到了客戶公司的董事長。于是董事長就問麥肯錫的項目負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下項目究竟是做什么的？”由于該項目負(fù)責(zé)人沒有充分準(zhǔn)備，無法在電梯到達(dá)1層時這極其有限的時間內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這個重要客戶。

經(jīng)過這次慘痛教訓(xùn)，于是麥肯錫公司要求他的每一個業(yè)務(wù)人員，都必須要有在30秒的時間，可以清晰有效地向客戶介紹方案的能力，被稱之為“電梯演講”或者“電梯陳述”。

與敏捷中的“用戶故事”描述類似，我們也要求盡量用最簡短的描述說清楚“項目價值”。

這并非苛求，筆者固執(zhí)的認(rèn)為，通常3分鐘你說不清楚的事情，給你30分鐘同樣說不清楚。你品，你細(xì)品......

評價標(biāo)準(zhǔn)：對應(yīng)項目目標(biāo)描述如何驗收項目。

以上就是第一頁的大致內(nèi)容。

如果通過這一頁基本認(rèn)定是結(jié)果3和結(jié)果4的項目，后面的PPT就可以不用看了。

驚不驚喜？刺不刺激？

從這個意義上來說，這也有可能是史上最快“掛”的項目。

但如果做了一個壓根就不該開始的項目，豈不是比不通過立項要糟糕的多？

第二頁希望針對于結(jié)果1和結(jié)果2的項目進(jìn)行更加深入的了解。

進(jìn)入到這個階段的項目通常是結(jié)果1和結(jié)果2的項目，則需要對于項目目標(biāo)達(dá)成的路徑做更多的了解。從而判斷項目前期的輸出是否有盲點和需要調(diào)整的地方，進(jìn)而判斷是否需要調(diào)整ROI，項目周期乃至于項目目標(biāo)。

主體部分 Page2

關(guān)鍵時間節(jié)點：里程碑信息，即項目的階段性達(dá)成目標(biāo)。

項目假設(shè)與約束條件：舉個例子，比如項目是舉行一個集會活動，如果目前的方案是安排在室外，那么關(guān)鍵的假定就是活動當(dāng)天天氣良好。如果非常倒霉碰上惡劣天氣，那與之相關(guān)的成本、流程、效果等都會與正常天氣大相徑庭。如果這個基本假設(shè)不成立，則需要有調(diào)整項目方案，比如是否方便改期，是否需要預(yù)備雨衣等。

項目主要利益干系人：項目是人去做的，對于關(guān)鍵干系人的識別則體現(xiàn)出項目方案對于"人"這個重要因素的考慮。如果某個角色缺失，則可能遇到意外的困難或者錯失項目可以求助的方向。

報告的主體就是這2頁啦，如果還需要補充一些項目背景信息，可以增補幾頁PPT。

補充材料部分（4~5頁PPT）

可以羅列其他的項目背景的信息，如市場環(huán)境，競對分析，用戶調(diào)研，產(chǎn)品策略，技術(shù)方案等，盡可能濃縮重要的信息輔助決策。

市場環(huán)境：行業(yè)現(xiàn)狀，市場調(diào)研，市場分析，政策信息等。

簡單說來，前面兩頁是論點，后面的補充材料是論據(jù)。競對分析：競品產(chǎn)品功能優(yōu)缺點，競品渠道信息，競品市場規(guī)模現(xiàn)狀，競品目標(biāo)用戶數(shù)據(jù)等。

用戶調(diào)研：目標(biāo)用戶群體及特征，用戶使用場景分析，用戶需求分析（痛點、剛需、高頻、客單價）等。

產(chǎn)品策略：運營策略，產(chǎn)品功能及規(guī)劃，產(chǎn)品里程碑（Roadmap），風(fēng)險點等。

技術(shù)方案：系統(tǒng)架構(gòu)，業(yè)務(wù)架構(gòu)，上下游鏈路，核心功能等。

綜上，報告主體+ 補充材料 + 評審結(jié)論，就是整個立項報告的全部。前面兩頁是論點，后面的補充材料是論據(jù)。

完了？

完了！

筆者給大家曬的立項報告并非完美，甚至可能有些人覺得有些簡陋，但為什么我這么“敢秀”呢？其實我真正想跟大家分享的是模板背后的設(shè)計邏輯和理念：

Less is More ( 少就是多 )，聚焦價值

筆者在過往工作中看過非常多的立項報告，大多數(shù)都長篇累牘。為了確保項目被批準(zhǔn)立項，能加上的信息恨不得都加上，反而去了焦點。

筆者認(rèn)為，決策的過程其實是一個“由少至多，再由多至少”的過程：在決策前，盡量收集更多的信息，從多角度多維度去盡量接近事實的真相；在決策時，卻應(yīng)該抓住最主要的信息，排除其他信息的干擾。

從這個意義上來說，立項報告需要把無用的信息剔除，保持最重要的項目價值，ROI，基本實現(xiàn)路徑等就可以了。

可能你會比較焦慮，內(nèi)容這么少如果做了一個壓根就不該開始的項目，豈不是比項目通過立項要糟糕的多？

從用戶的角度思考，如何節(jié)約用戶時間

立項報告的閱讀者/聆聽者應(yīng)該是可以拿到必要的信息，隨時可以離開。

如果已經(jīng)判斷是不值得投入或者低級別的項目，完全后面部分就可以不用看了，一下個立項申請走起；項目必要性基本沒問題的前提下，再看可行性、實現(xiàn)路徑是否需要調(diào)整。

項目經(jīng)理從某種意義上來說是信息工作者，如何提供足夠、有用的信息，不多也不少，是一個項目管理者永遠(yuǎn)需要修煉的基本功。

班門弄斧，權(quán)當(dāng)拋磚引玉吧！希望大家都能夠設(shè)計出符合自己實際需要的“最容易通過的立項申請報告”，即便很快被“斃了”也能夠及時去復(fù)盤和調(diào)整，把立項這個項目本身收好尾。Good Luck！

MVP學(xué)習(xí)網(wǎng)作者：bignose ， 哈啰出行PMO， PMO前沿特約作者，轉(zhuǎn)自知乎作者已授權(quán)，轉(zhuǎn)載請聯(lián)系作者；